电子档案实现征管资料保管查阅数字

北京2013年4月11日电 /美通社/ -- 近期，山东省滕州市地税局借助税收征管电子档案管理系统，一次性解决了纸质文档资料易遗失、易变质、不易保存、不便传递和共享等诸多问题。借助该系统，该局实现了对征管档案“一次采集、反复利用、信息共享”的目标，降低了纳税人办税成本，减轻了征管人员的工作负担，提高了征管档案的利用率。

该系统推行后，使用者可随时对相关资料进行联网查询和分析，最大限度地发挥数据信息的作用。同时，该局对电子档案数据进行分析应用，逐步实现了“原始档案 -- 灵活数据 -- 有效信息”的转化。

大量的涉税资料文书带来管理难题

日常税收征管工作中，会产生大量的涉税资料文书，传统的纸质档案管理模式存在难于管理、不易查询、无法共享等问题。

“过去的征管资料按照年度装订，存在时间跨度长、数量大、资料容易散失等问题，查阅原始资料费时费力。并且，大量的纸质资料需要专门的地方存放，管理难度大，利用率低，已不能适应目前税收征管状态的需要。”滕州市地税局局长任大庆说。

据任大庆介绍，现在，档案信息电子化已经是当前各行业信息化建设的潮流。该局以实现“日常档案电子化、电子档案信息化、征管基础现代化”为目标，抽调技术骨干组成研发团队，依托浪潮集团多年服务税务信息化的经验，经过5个多月的摸索，于2012年11月初上线运行了税收征管电子档案管理系统。

该系统包含档案采集、档案整理、档案归档、档案管理、档案应用和系统管理六大模块。依托数据库信息技术，该系统能够实现对所有税收业务资料的电子化采集、一户式存储，使税收征管资料从传统的手工化、纸质化模式向电子化、无纸化模式转变。

不同岗位人员可随时查阅不同部门资料

电子档案管理系统具有操作简单、样式直观、查询方便、统计精细、监控全面等特点，实现了无缝隙、全方位、广覆盖、大容量涉税资料管理。同时，该系统适应目前税收管理新模式的需求，能够发挥信息化手段的优势，强化基础数据管理，提高了数据利用价值，尤其是给基层一线的税务人员工作带来了方便。

“以前在查找税收征管档案时，面对一大堆纸质资料，感觉很头疼，因为经常会出现查不到想找的资料，或者找到资料，但资料已经损坏，无法查阅等情况。”该局税收管理员张厚勇说。

“在使用电子档案管理系统后，这些情况就不存在了。现在，纸质征管资料经扫描后形成电子影像资料，上传保存到该系统后台。我们在该系统中输入相关信息，就可以在数据库中查找到全部资料。”张厚勇介绍道。

电子档案管理系统的推广实现了纸质资料电子化，无需传递纸质资料，在保证信息真实性的同时，实现了信息实时共享，可有效解决因征管分离和管理分类所产生的不同层级、不同部门数据实时利用问题。与此同时，该系统变纸质“死档案”为电子“活档案”，可以将系统存储的原始资料与纳税人提供的资料进行比对，降低虚假材料上报率，降低税务人员的税收执法风险。

有了电子档案管理系统，征管档案可以以影像形式存于服务器，无需专门房间存放，降低了管理成本。对于已有的纸质征管资料，电子档案管理系统具有自动定位功能，可准确显示资料存放位置，避免资料丢失，提高了工作效率。

现在，该局将电子档案管理系统广泛应用于包括稽查档案、计统档案和行政领域，利用电子识别技术，统一对电子档案数据进行转换分析应用，实现了“原始档案 -- 灵活数据 -- 有效信息”的转化。配合电子档案管理系统的推行，该局加强了对税收征管档案的物理管理，以区（市）局为单位，统一集中存放纸质档案，制定数据治理规划，进一步规范征管、纳服、纳税评估、税务稽查以及基层所之间的衔接和配合。利用电子档案管理系统，该局加大对未依法申报、零申报以及票税比对预警单位的整治处罚力度和持续跟踪监管力度，提高了数据治理的整体效果，逐步加强了税收征管基础建设。

无需报送纸质资料减轻纳税人负担

电子档案管理系统的应用，在为税务机关带来方便的同时，也减轻了纳税人的负担。过去，纳税人在办理涉税事项时，需多次提供、重复报送纸质资料原件，如今，借助该系统，报送向无纸化转变，减少了浪费，实现了低碳节约。

“现在，已经采集过信息的纳税人来办理代开发票等业务时，再也不需要携带身份证、税务登记证等原件了，税务人员只要核对过电子档案管理系统存储的电子记录无误，即可直接为纳税人办理相关涉税事宜，大大方便了纳税人。同时，电子档案管理系统将我们从繁琐的纸质档案管理工作中解放出来，我们可以把更多地精力投入到税源管理和优化纳税服务工作中，为纳税人提供更好的服务。”该局办税服务厅工作人员周利说。

一位经常来办税服务厅办理代开发票业务的财务人员感叹道：“过去来办税，需要带证件、证明、合同等一大摞资料，现在方便了，只要告诉工作人员身份证号码，电子档案管理系统就能自动显示我的相关信息，我只需要简单提供几份资料就可以，真是太方便了。”

截至目前，该局已利用该系统采集上传电子资料图像7.08万张、形成电子档案2.73万份。现在，该系统已在枣庄市地税局全系统推广。

消息来源　浪潮集团有限公司