BPM系统助力安博教育提高管理效率

 企业随着自身的发展壮大，往往会面临业务流程的繁多、需要处理的业务审批量增加、审批效率需要提升等问题。安博教育上市后随着业务的迅速发展，业务上涉及商务采购、费用支出、财务报销等业务数量也快速增加，给集团的业务部、商务部、财务部的业务带来了压力。一个普通的申请需要打印提交书面的材料到多个相关部门，可能走了一周或更长的时间，也得不到最后的批复，需要申请人去跟踪督促。也曾经出现过过申请单途中丢失的情况，需要重新走流程，这些成为各个业务部门会议讨论中的经常提起的问题：业务变化快速、行业竞争激烈，如何提升审批管理效率来适应。

    业务提出了面临的问题，解决上述问题，通常是公司的信息管理部门职责。在安博，项目管理办公室研究了的初步解决方案，分三步实施，第一步，调研集团现有的全部业务审批流程、形成业务流程审批的需求报告。第二步，基于业务流程管理系统（BPM）实施，将流程审批在系统线上实现，逐步取代线下手工审批。第三步，从总部实施推广到下属各公司机构。

    第一步的实施工作，业务审批流程的需求调研梳理，过程比较顺利，部门同事即使忙，也往往主动一块参与讨论，提出需求和建议，一般企业实施信息化过程中遇到的本位主义障碍，没有出现，或许是因为安博是一个较新的组织，自身的并没有形成这些积弊。项目实施组最终整理了需求的说明和流程图，并和内审部一块进行了调整复核，通过了需求评审。

    基于需求和调研，安博选择了国内的某知名BPM平台产品，该平台具有稳定、配置灵活、开发快捷等特点。虽然平台后台功能强大，但面对安博各部门提出的定制需求，还是有相当的挑战：一个审批流程有很多个环节，不少环节有需要定制的表单，以便在审批过程中录入规范的数据。并且相关的数据可以在平台的Dashboard中形成相关的报表，最后涉及费用的审批会在财务系统中自动生成财务凭证。

    经过数月的努力后，BPM系统完成了正式培训上线。上线的前期接到不少咨询电话，不少同事面对这新的线上审批方式，需要适应一会。一段时间后电话逐渐少了，系统的实施也告一段落。

    通过业务流程管理系统（BPM）的在总部的上线，安博教育集团总部将申领管理、采购申请、费用预支、费用支出等业务审批都纳入到了线上系统管理，基本上涵盖了集团费用支出的管理，并和财务系统自动对接，提高了业务管理的规范和效率，也为业务管理的发展搭建了一个好的平台。

    过去丢单的问题不存在了，现在随时都可以方便了解到自己审批单所在的审批环节、督促待办只需要点一下按钮。

    这些提升并不是最终的目标，BPM系统需要不断的完善和实施推广。后续的BPM第二期实施，又新增加了手机审批的功能，方便员工使用手机审批，并且实现了费用可以按部门进行拆分分摊。

    目前BPM系统已经在集团总部全部使用，尚未推进到各下属公司和机构。有了在集团总部的成功实践，希望不久，安博集团将基于业务流程管理系统（BPM）全面提升业务管理的效率。